Dans cette phase, tous les besoins sont recueillis. On parle de besoins stratégiques, techniques mais aussi fonctionnels. Elle s'organise en une série d'ateliers et d'interviews avec les représentants des services.

Cette étape rassemble tous les besoins et les points de souffrance et s'organise en priorité. La matrice détermine ainsi la criticité des exigences et leur lien avec la stratégie de l'entreprise.

On parle alors de

• Must have : indispensable au bon fonctionnement (Vital)

• Should have : besoin important (Essentiel)

• Nice to have : peut être fait mais n'a pas d'impact sur l'organisation (Confort)

Le cahier des charges reprend donc la matrice des besoins, l'organisation et les processus de l'entreprise, quelques données chiffrées de la base de données et les informations du projet : budget pressenti, durée du projet.

Le cahier des charges doit être le plus exhaustif possible afin que les répondants puissent identifier le contexte et la démarche de mise en place.

La structure de réponse est aussi déterminée dans ce document : elle permettra de classer les retours des prestataires lors de l'étape suivante.

L'aide au choix s'effectue en deux temps : 

A la suite de la récolte des besoins, une première sélection de prestataires est soumise à validation. La 'short list' ainsi obtenue constituera la liste des intégrateurs ou éditeurs auxquels nous enverrons le cahier des charges.

Les réponses seront ensuite analysées et mises en comparaison pour donner une note finale comparant :

• La réponse aux besoins (natif ou sur développement)

• La réponse à l'organisation du projet (planning, budget)

• La capacité de la structure en termes d'organisation et de support

En fin de processus de sélection, le compte rendu vous est transmis pour vous permettre de choisir l'outil le mieux adapté.