Commencer son projet ERP

On le sait, déployer une solution ERP constitue un projet délicat.

Un ERP est un système informatique complexe conçu pour intégrer et gérer l'ensemble des processus et des données d'une entreprise, tels que la gestion des finances, des stocks, des ventes, des achats ou de la fabrication par exemple. Il est donc important de comprendre l'ensemble les processus de l'entreprise et de toutes ses antennes pour déterminer la structure progicielle adaptée.

Un ERP (PGI en Français) offre de nombreux avantages s'il est bien déployé : 

• Vous utilisez des données communes et centralisées

• Les informations de l'entreprise sont centralisées

• Le risque d'erreur humaine se voit réduit

• L'activité est centralisée sur une seule base de restitution

Voici donc mes conseils pour appréhender votre projet ERP et bien choisir votre solution.

Il s'agit de la phase d'audit de situation. Elle fait partie des étapes clés de votre projet.

Il faut se poser les questions suivantes : où en sommes-nous ? où voulons-nous aller ? Et ce à tous les niveaux de l'entreprise, depuis la définition de vos facteurs de performance ou de vos objectifs de croissance jusqu'à l'étape du micro processus d'un service en particulier.

L'organisation de chaque service et ses processus :

Les processus d'entreprise représentent les activités interdépendantes qui contribuent à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Ils peuvent inclure des processus opérationnels tels que la production, la logistique, les ventes et le service client, ainsi que des processus de soutien tels que la gestion des ressources humaines, la comptabilité et les technologies de l'information.

La maîtrise de ces processus implique une compréhension approfondie de leur fonctionnement, de leurs interactions et de leurs dépendances. Elle nécessite également une analyse et une optimisation.

Les éléments qui fonctionnent, les besoins et les écueils :

Lors de cette étape, recensez ce qui marche et qui permet une bonne productivité afin de pouvoir le reproduire. Décrivez son fonctionnement au maximum et les résultats attendus.

On regardera ce qui peut aussi évoluer : il s'agit des souhaits de fonctionnement, d'amélioration de processus ou de phase de processus permettant d'augmenter en efficacité.

Enfin, il est important de lister ce qui ne fonctionne pas ou ce qui pose des difficultés aujourd'hui dans le circuit organisationnel ou dans les étapes de travail.

Tous ces besoins seront nécessaires pour constituer une matrice des besoins dans laquelle on qualifiera l'importance ou le niveau de criticité à la réalisation.

Cette matrice constitue un pilier de votre cahier des charges et formera la base de votre grille d'évaluation dans le choix d'une solution ERP adaptée.

Les objectifs à moyen / long terme de l'entreprise : 

Votre nouvel ERP doit vous servir dans vos objectifs de croissance et de développement.

Dans cette partie, envisagez le moyen / long terme : développement à l'international, création d'un service, augmentation de la volumétrie, vente en ligne... etc.

Toutes ces informations vont alimenter le cahier des charges pour déterminer :

• la capacité technique de votre outil

• la capacité fonctionnelle du système

• l'adaptabilité du logiciel

Ces objectifs doivent aussi définir vos KPI, ce que vous souhaitez mesurer et maîtriser pour atteindre vos objectifs : ces Key Performance Indicators doivent aussi nous communiquer des informations sur les restitutions attendues, souvent écartées des premières phases des projets ERP.

Entourez-vous !

Un projet ERP n'est ni un projet informatique, ni un projet financier : c'est un projet d'entreprise où tous les services seront concernés de près ou de loin.

Il faut donc constituer son équipe Projet interne.

• Le sponsor : qui fait la demande d'un projet ERP ? 

• Le chef de projet MOA : qui rassemble les informations liées au projet ?

• Les Key Users : il s'agit généralement des responsables de services. Ce sont ceux qui doivent conseiller, informer et défendre les processus qui les concernent.

Les métiers parties prenante (liés à l'intégration ERP) doivent absolument faire partie intégrante du projet car ils seront les premiers bénéficiaires de la mise en place de la solution.

Anticiper la constitution d'une équipe, c'est aussi commencer la campagne d'information de l'arrivée d'un projet d'implémentation, permettant ainsi d'anticiper, de commencer à mettre en place une organisation  et de préparer les collaborateurs.

Finalement, si vous avez suivi les 3 premières étapes, les cahier des charges ou l'expression de besoins détaillée (plus simple qu'un cahier des charges) devrait s'écrire tout seul.

Il est néanmoins important de rajouter, en plus de la description des processus, des besoins et de l'organisation du projet, les informations suivantes :

• Informations de structure : L'entreprise et ses filiales ou ses sites et les liens entre eux.

• Informations de volumétrie :

  • Nombre de commandes

  • Nombre de factures

  • Nombre d'articles

  • Nombre de tiers (clients ou fournisseurs)

• Vos outils tiers et vos besoins en interface.

• Les objectifs financiers et calendaires

• Le souhait de reprendre ou non l'historique, à quel niveau de détail et à quelle antériorité.

C'est le moment de se poser la question de la qualité des données. Dans de nombreux projets, la gestion des données constitue le point noir et le facteur de retard des implémentations.

Anticipez au maximum le nettoyage (dédoublonnage, contenu des données, codification, classification) pour être prêts lors de la récupération des données par votre futur outil.

Je le rappelle souvent : la gestion de la qualité des données ne doit pas faire partie d'un projet ERP, il doit s'agir d'une action continue tout au long de la vie de l'activité.

En général, le choix de la solution est intimement lié avec le choix du partenaire (section suivante).

Il est important de regarder, au delà de l'ergonomie, les informations suivantes :

• l'éditeur de la solution est en bonne santé

• la technologie proposée est-elle ouverte et accessible : c'est à dire qu'un développeur ou un technicien interne à votre organisation peut intervenir dessus. Une technologie non connue n'est d'une pas pérenne et génère une inter-dépendance avec votre éditeur.

• la solution peut-elle évoluer ?

• La solution peut-elle s'interfacer et par quel biais ?

• La solution est-elle adaptée aux usages actuels (mobilité) et aux réglementations ?

• La solution est-elle référencée dans mon domaine d'activité ?

• La solution est-elle adaptée à la taille de mon entreprise ?

• Les possibilités d'hébergement

Consultez alors la santé financière de l'éditeur, les avis clients, pour vous faire une première idée et surtout, sélectionnez plusieurs options.

Vous avez une short list de logiciels potentiels, reste maintenant à regarder les intégrateurs potentiels.

Dans votre recherche, visez de même des partenaires avec une bonne santé financière, un bon référencement et un dimensionnement adapté. On regardera par exemple, l'effectif dédié à la solution envisagée et parmi l'effectif, le nombre de personnes dédié à la gestion de projets et le nombre de personnes dédié au support.

Une fois le contact établi, c'est à l'intégrateur de reprendre votre cahier des charges et de vous fournir une proposition commerciale adaptée à votre besoin.

C'est ensuite à vous de faire votre évaluation selon plusieurs critères :

• La réponse au besoin

• Le délai

• Le budget du projet

• Le budget des licences

• Le budget et l'organisation du support (plateforme, téléphone, disponibilité et engagements SLA).

• La proximité et la disponibilité

Et évidemment, le ressenti.

Vous avez maintenant de nombreuses options d'hébergement qui font à la fois varier votre flexibilité, la capacité de votre instance de support interne et le coût.

• ON-PREMISE : l'installation est hébergée chez vous.

• CLOUD : l'installation est hébergée par votre éditeur qui se charge de la maintenance et de la sauvegarde des données.

Dans un monde idéal, les Key Users ont un temps dédié au projet afin de pouvoir alimenter au maximum l'instance projet pour optimiser les paramétrages de la solution.

Chaque acteur direct du projet va avoir besoin de temps pour relire, analyser, tester... etc. temps qu'il n'a déjà pas nécessairement aujourd'hui.

Je considère qu'il est important d'anticiper ces phases et de prévoir de dégager du temps dédié au projet.

Nécessairement, les collaborateurs des Key Users auront eux aussi une charge complémentaire de travail pour compenser le temps du Key User.

Une préparation adéquate des équipes est donc essentielle pour assurer le succès d'un tel projet. Voici une petite note sur l'importance de préparer les équipes dans un projet ERP :

• Compréhension des objectifs : Les équipes doivent avoir une compréhension claire des objectifs du projet ERP. Cela implique de définir les avantages attendus, les problèmes à résoudre et les processus métier qui seront affectés. Une communication transparente et régulière est nécessaire pour s'assurer que tous les membres de l'équipe sont alignés sur les objectifs communs.

• Formation et sensibilisation : Les équipes doivent être formées sur l'utilisation du système ERP et sur les nouveaux processus qu'il introduit. Une formation adéquate garantit que les employés sont à l'aise avec le nouvel outil et peuvent l'utiliser efficacement pour accomplir leurs tâches. Il est également important de sensibiliser les équipes aux avantages et aux impacts du projet ERP, afin de favoriser l'adhésion et la motivation.

• Implication des parties prenantes : Les équipes doivent être impliquées dès le début du projet. Leurs connaissances et leur expertise sont précieuses pour comprendre les exigences métier, identifier les besoins spécifiques et contribuer à la conception du système ERP. Leur participation active favorise l'appropriation du projet et augmente les chances de succès.

• Gestion du changement : La mise en place d'un système ERP peut entraîner des changements importants dans les processus de travail et les responsabilités des employés. Une préparation adéquate des équipes implique de gérer activement ce changement en fournissant un soutien continu, en répondant aux préoccupations et en aidant les employés à s'adapter aux nouvelles façons de travailler. Une communication claire sur les bénéfices attendus et les étapes du projet est essentielle pour atténuer les résistances au changement.

Collaboration et coordination : Un projet ERP nécessite une collaboration étroite entre différentes équipes et départements de l'entreprise. Il est crucial de favoriser une communication efficace et une coordination harmonieuse entre les équipes pour assurer une mise en œuvre fluide du système. Des réunions régulières, des outils de collaboration et une communication ouverte sont essentiels pour éviter les silos et les conflits potentiels.

En préparant soigneusement les équipes dans un projet ERP, une entreprise peut minimiser les perturbations, maximiser les avantages et garantir une transition réussie vers le nouveau système. Une bonne préparation crée une base solide pour le succès à long terme de l'ERP et aide les employés à s'adapter au changement, à tirer parti des nouvelles fonctionnalités et à améliorer l'efficacité globale de l'entreprise.

L'anticipation des risques dans un projet ERP revêt une importance cruciale pour assurer le succès de sa mise en œuvre. Un projet ERP implique des changements majeurs au sein de l'entreprise, tels que la modification des processus opérationnels, la consolidation des données et la formation des utilisateurs. Ces changements peuvent engendrer divers risques qui, s'ils ne sont pas anticipés et gérés de manière appropriée, peuvent entraîner des retards, des dépassements de budget et même l'échec du projet.

Voici quelques raisons qui soulignent l'importance de l'anticipation des risques dans un projet ERP :

Identification précoce des problèmes : L'anticipation des risques permet de détecter les problèmes potentiels avant qu'ils ne se transforment en véritables obstacles. Cela donne l'occasion de mettre en place des mesures préventives pour minimiser les impacts négatifs et assurer une progression fluide du projet.

Allocation des ressources adéquates : La gestion des risques permet de déterminer les ressources nécessaires pour faire face aux éventuels problèmes. Cela inclut la disponibilité de compétences spécifiques, de budgets supplémentaires et d'un soutien adéquat. En anticipant les risques, l'entreprise peut allouer les ressources nécessaires en amont, évitant ainsi des retards ou des difficultés imprévus.

Planification du calendrier et des échéanciers : Les risques identifiés peuvent avoir un impact sur le calendrier et les échéanciers du projet. En anticipant ces risques, il est possible d'ajuster la planification en conséquence et de mettre en place des mesures pour atténuer les retards potentiels.

Prévention des coûts supplémentaires : Les risques non anticipés peuvent entraîner des dépassements de budget importants. En identifiant les risques dès le départ, il est possible d'évaluer les coûts potentiels liés à ces risques et de prendre des mesures pour les éviter ou les minimiser.

Minimisation des impacts sur les utilisateurs : L'implémentation d'un système ERP affecte directement les utilisateurs de l'entreprise. En anticipant les risques liés à la formation, au changement de processus et à l'adaptation des employés, il est possible de mettre en place des stratégies de communication et de formation adéquates pour faciliter la transition et minimiser les impacts négatifs sur les utilisateurs.

Pour aller plus loin, consulter les prestations en lien avec la préparation de votre projet ERP :

• Audit de Situation

• Aide au Choix

• Chefferie de projet