Cette séquence consiste à reprendre l'existant au niveau documentaire, qu'il s'agisse de modes opératoires, d'études de cadrage, de processus de gestion ou de cahiers des charges.

Elle permet de faire un premier point de situation et de repérer les premières zones d'ombre qu'il faudra éclaircir lors de la phase suivante.

De là on peut dessiner les premiers flux et macro processus utilisés dans vos applications.

Les entretiens avec les métiers servent deux objectifs : 

• Eclaircir les zones d'ombres identifiés dans la phase précédente permettant la finalisation du macro-processus.

• Dessiner la matrice des besoins métiers

Il s'agit généralement du premier contact avec le métier. Cette phase est primordiale pour comprendre le contexte d'application des fonctions de l'entreprise.

On recueille alors les besoins, les points de souffrance, les bénéfices et difficultés de l'organisation actuelle qui seront organisés en matrice de besoins.

La restitution s'effectue appuyée de 4 points d'analyse principaux :

• Le processus macro de l'organisation qui décrit le métier et les liens avec les autres services.

• La matrice RACI qui permet de définir qui fait quoi.

• La matrice des besoins qui liste les demandes recueillies lors des entretiens.

• Les processus techniques éventuels qui permettent de décrire les automatismes (flux automatiques) qui ne sont pas forcément visibles par les métiers.

La restitution s'accompagne de conseils et d'axes d'amélioration qui peuvent être liés soit à l'organisation, au système d'information en place ou à la rationalisation de certains processus.